Was wäre wenn – wir Clean-Desk-Policies einführen?

Überhaupt ist das so eine Sache mit dem Papier. Vor einigen Jahren wurde vollmundig das papierlose Büro prognostiziert. Das Gegenteil scheint der Fall. Das absolute Papieraufkommen in Unternehmen steigt noch immer. Das bestätigt auch eine aktuelle Studie des internationalen Anwender Fachverbandes AIIM aus dem Jahr 2012, die das Papieraufkommen und deren Auswirkungen untersucht hat. Etwa 35 % der Befragten gaben zwar an, ihr Papier- und Kopieraufkommen teilweise reduziert zu haben. Allerdings gaben auch ein Drittel der befragten Unternehmen an, dass sich das Papier- und Kopieraufkommen in ihrem Unternehmen sogar erhöht habe. Das erstaunlichste Ergebnis war sicherlich, dass ca. die Hälfte der gescannten Dokumente ursprünglich digital erstellt wurde.

Clean Desk? (Quelle: Pexels)
Clean Desk Policy? (Quelle: Pexels)

Die zunehmende Eliminierung von Papier aus den Unternehmensprozessen trägt zwar erheblich zur Beschleunigung und Produktivitätsgewinnen bei, scheitert jedoch immer wieder an gewohnten Arbeitsweisen. Und so sind wir wieder an dem Chaos auf unserem Schreibtisch angelangt.

Selbstverständlich lassen sich auch gute Argumente gegen den Aufräum-Fetisch im Büro finden. Schließlich dauert auch Aufräumen seine Zeit, verhindert die Kombination von neuen Erkenntnissen durch zufällig gefundene Dokumente und einen leeren, fast toten, Eindruck hinterlassen. Und nur in einer gemütlich-chaotischen Atmosphäre glauben viele Menschen produktiv arbeiten zu können.

Gegen das Chaos auf dem Schreibtisch sprechen indes Erkenntnisse aus der Arbeitspsychologie, nach denen sich fast auf magische Weise die Ordnung im Gehirn und auf dem Schreibtisch spiegeln. Klarheit der Gedanken ist also nicht nur eine Form der Ordnung im Kopf.

Zudem ist das Büro kein Wohnzimmer, sondern die Visitenkarte eines Unternehmens. Und damit der erste Eindruck von Kunden, Partnern, Investoren und zukünftigen Mitarbeitern. Vertrauliche Dokumente gehören nicht auf den Stapel, sondern weggeräumt und verschlossen.

Büros werden zunehmend als  Markenzeichen des Unternehmens etabliert und eine gelebte Clean-Desk-Policy kann dabei aktiv helfen. Man muss kein Feng-Shui-Berater sein, um zu wissen, dass in der Reduktion eine gewisse Kraft liegt. Und die kann besser in die Kundenbeziehung als zum Suchen investiert werden. Das sollten auch „Volltischler“ und „Bodengründler“ verstehen.

An dieser Stelle empfehle ich den Film “Schränke auf – Bürokontrolle”, NDR 2003

 

 

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