Eine Telefonkonferenz als “reales” Meeting nachgestellt – keine schlechte Idee, um einen Verhaltens-Appell loszuwerden, schauen Sie mal rein:
Quelle: Webseite von / created by Tripp and Tyler, Produced by Green Tricycle Studios
Jeder, der regelmäßig an internationalen Telefonkonferenzen teilnimmt, kennt die beschriebenen Pointen. Richtig anspruchsvoll wird es, wenn neben lästigen Hintergrundgeräuschen technische Schwierigkeiten wie Nachhall und Verzögerungen hinzukommen, oder Teilnehmer wegen schlechter Verbindung immer wieder aus dem “Chatroom” fliegen!
Beachtet man jedoch einige Spielregeln lassen sich Telefonkonferenzen erfolgreich gestalten und werden ein effektives Mittel, um Informationen auszutauschen. Die Qualität der Telefonkonferenz hängt von der Disziplin der Teilnehmer und Organisation ab:
- nicht aus dem Zug, Auto etc. telefonieren, sondern einen adäquaten Raum für die Konferenz wählen und bestmöglich über das Festnetz einwählen
- Anklopffunktion, Benachtrichtigungstöne etc. des Telefons ausschalten
- möglichst nicht die Lautsprecherfunktion des Telefons nutzen, sondern adäquate Technik verwenden, z.B.: Headsets, Telefonspinnen
- alle notwendigen Daten (Termin, Einwahl-PIN etc.) rechtzeitig bereithalten
- einige Minuten vor Konferenzbeginn einwählen
- generell gilt: langsamer und deutlicher sprechen, als Sie es in einem Präsenzmeeting tun würden. Damit gleichen Sie einen Teil der reduzierten Sprachqualität aus. Pausen einbauen und Rückfragen möglich machen, nicht wild durcheinander reden
- Audiokonferenzsysteme sind recht empfindlich und registrieren selbst die kleinsten Geräusche, auch das Tippen auf einer Tastatur. Deshalb sollten Sie Ihr Mikrofon stumm schalten, wenn Sie nicht sprechen
Aufgaben des Moderators:
Der Moderator sollte viele Dinge, die in einem Meeting visuell übermittelt werden, durch Kommentare verdeutlichen. Dies beginnt damit, dass er jeden einzelnen Teilnehmer begrüßt und jedes Mal, wenn sich ein neuer Teilnehmer hinzuschaltet, sagt, wer bereits in der Telefonkonferenz ist.
- alle notwendigen Daten (Termin, Einwahl-PIN, Gesprächs-Agenda, Konferenzsprache, Rollenverteilung, evtl. benötigte Unterlagen) gilt es mit Vorlauf an den Teilnehmerkreis zu verteilen
- notwendige Unterlagen / Arbeitsdokumente sind evtl. ergänzend über eine Webkonferenz für alle Teilnehmer ersichtlich, der Moderator oder Präsentator zeigt diese dann an seinem Bildschirm
- zu Beginn der Konferenz sollte jeder die Gelegenheit haben etwas zu sagen. So lässt sich prüfen, ob der Teilnehmer gut zu verstehen ist
- die Teilnehmer sollten vor dem Wortbeitrag ihren Namen nennen (vor allem zahlreichen Teilnehmern, die sich noch nicht ausreichend kennen oder nicht regelmäßig telefonieren)
- es gilt nach Beitragen aufzufordern Wortmeldungen einzubringen, bei mehreren sollte der Moderator die Reihenfolge benennen
- in der Telefonkonferenz fehlt der Blickkontakt. Dieser muss dadurch ersetzt werden, dass Teilnehmer immer mit Namen anzusprechen sind, wenn man sich direkt auf einen Beitrag bezieht
- Zwischenstände sind zu wiederholen. Für alle Teilnehmer wird dadurch das Erreichte nochmals deutlich gemacht
- das Ergebnisse / die Ergebnisse sind zusammenzufassen, verteilte Aufgaben zu wiederholen und die Konferenz ist offiziell zu beenden
- ein Protokoll ist unmittelbar im Nachgang zu verteilen
Telefon-, Web- und Videokonferenzen sind hervorragende Mittel um Reisekosten und -zeit einzusparen, die Umwelt zu schonen (Stichwort CO2 Bilanz) und uns effektiver zu organisieren. Mitunter konnte z.B. der Personaldienstleister Manpower seine Reisekosten um fast 60% senken – ein beachtliches Ergebnis (s. Artikel Konsolidierung in ein Green Office)! Green Behaviour ist für viele Unternehmen auch ein erfolgreiches Marketing Instrument geworden. Es gibt daher sogar bereits einige Telefondienst-/Webanbieter, die daraus eine Geschäftsidee gemacht haben. Neben der eigentlichen CO2-Einsparung durch weniger Geschäftsreisen, pflanzt der Anbieter für jeweils 60 Teilnehmerminuten einen Baum – die Welt wird wohl “grüner”!
Investieren Unternehmen in adäquate Möglichkeiten, um die Anzahl an Präsenzmeetings und somit Geschäftsreisen zu reduzieren, bleibt Mitarbeitern einfach mehr Zeit: für das Tagesschäft, Freiraum für kreative Ideen und Innovation, Freizeit, Familie…!
Verstärkt junge Arbeitnehmer (Generation Y,…) wünschen sich neue Formen der Arbeitsorganisation und setzen vermehrt auf moderne Kommunikationsmittel, um mit Kollegen und Geschäftspartnern zusammenzuarbeiten. Sie betrachten neue Technologien als wesentlichen Erfolgsfaktor für den Job von morgen, da sie die Chance bieten zeit- und ortsunabhängiger zu agieren! Um die Potentiale der Technologie voll auszuschöpfen bzw. mit dem immer schneller werdenden Fortschritt Schritt halten zu können, werden regelmäßige Schulungen, Einweisungen und Weiterbildungen immer wichtiger. Das sollten Unternehmen wissen – um aus der Technologiekompetenz ein Erfolgsfaktor zu machen!
Quelle / Auszüge: In Anlehnung an den Telefonkonferenz-Knigge