Daten, Datenräume & Sicherheit

Es kommt langsam Bewegung in die Digitalisierung der Immobilienbranche. Und so entstehen immer mehr PropTechs beziehungsweise CRETechs, also Startups mit digitalen, immobilienwirtschaftlichen Geschäftsmodellen, die unsere Branche verändern wollen (siehe Gewerbe Quadrat). Manche Vordenker   sind gar der Meinung, dass es keine Prozesse gibt, die durch Technologien nicht optimiert werden könnten. So verwundert es wenig, dass nun auch der Transaktionsprozess in den Fokus der neuen Riege drängt. Aus diesem Grund haben wir bei Dr. Wagner & Partner uns ebenfalls entschlossen, auf das Thema einzugehen.

Ein langer Weg, mit hohen Kosten

Sie kennen es vermutlich selbst. Die Komplexität eines Transaktionsprozesses, begonnen bei der Suche nach dem passenden Objekt oder geeigneten Käufern, der Initialprüfung nach offensichtlichen K.O. Kriterien, die Verhandlungen bis zum Letter of Internet und das Koordinieren der Due Diligence, bis es zu einem finalen Angebot kommen kann. Vor einem möglichen Closing, muss versucht werden Risiken zu minimieren, Chancen aufzudecken oder Deal Breaker ausfindig zu machen. Die Komplexität ist dabei nicht nur auf die kostenintensiven Vorstufen oder die verschiedenen Akteure zurückzuführen, sondern auf ein essentielles Bottleneck: Relevante Daten und den Datenraum. Nur auf Basis von ausreichenden Informationen beziehungsweise Dokumenten können sämtliche Sorgfaltsprüfungen erfolgen, deren Ergebnisse wiederum in die finale Kalkulation einfließen und somit über die Fortführung oder den Abbruch der Transaktion entscheiden.

Immer diese Daten

Ihre Entscheidungsqualität korreliert zu nahezu 100% mit der Verfügbarkeit, Validität, Granularität und Auffindbarkeit relevanter Daten im zur Verfügung gestellten Datenraum. Die Komponenten, Bauchgefühl und Intention, werden an dieser Stelle, aus gutem Grund, außer Acht gelassen.

Kurz gesprochen: Stellt man Ihnen schlecht aufbereitete Daten zur Verfügung, wird Ihre Entscheidung ebenfalls nicht Ihren qualitativen Ansprüchen genügen können, was zu wenig rentablen Investitionen oder dem Transaktionsabbruch führen kann, sollte der Missstand nicht geheilt werden.

Die Dramatik des Sachverhalts wird im momentan Verkäufermarkt noch verstärkt, indem eine Exklusivitätsklausel gar nicht oder nur kurzzeitig gewährt wird, bevor andere Mitbewerber auch wieder eine Option zum Kauf bekommen können. Dies heißt, sämtliche nötigen Due Diligences, ob Financial, Legal, Tax, Environmental oder Technical müssen zügig erfolgen. Da jedoch bei sensiblen Transaktionskonstrukten oftmals externe Dienstleister beauftragt werden müssen, weil die Aufgabe Inhouse nicht erfüllt oder aus Exkulpierungsgründen erledigt werden kann, ist die Zeit ein erheblich limitierender Faktor.

Der Datenraum – Eine Hassliebe

Vielleicht geht es Ihnen wie vielen anderer Ihrer Kollegen, dass die digitale Dokumentation von Arbeitsschritten sowie deren Ergebnissen als lästige Aufgabe betrachtet wird? Noch problematischer wird es, wenn nur physisch existierende Dokumente eingescannt und an richtiger Stelle abgelegt werden sollen.

So kommt es häufig vor, dass aufgrund mangelnder Zeit oder Lust, manche Daten entweder überhaupt nicht oder nicht an richtiger Stelle abgelegt werden. Trügerisch ist dabei, dass die richtige oder falsche Ablage erst an Tag X, der Bereitstellung eines Datenraumes von einem möglichen Geschäftspartner offengelegt wird.

Fraglich ist jedoch an dieser Stelle, ob der besagte Geschäftspartner eine Nachreichung der Daten fordert, wenn es nicht zwingend erforderlich sein sollte. Dies wiederrum bedeutet, dass manche lückenhaften oder schlecht strukturierten Datenräume nicht erkannt werden. Je länger dies der Fall ist, desto schwieriger wird es sein diese Lücken zu einem späteren Zeitpunkt zu befüllen, die Daten vielleicht gelöscht wurden oder einfach nicht mehr auffindbar sind.

Deshalb ist es von höchster Notwendigkeit sämtliche relevanten Daten sofort an richtiger Stelle abzulegen. Um dies garantieren zu können, ist eine hohe Nutzerfreundlichkeit für die eigenen Mitarbeiter, und natürlich auch externe Nutzer, erforderlich, damit man die Dateneingabe und Dokumentation nicht mehr zu einer mühsamen Aufgabe macht.

Top Faktoren für den Datenraum (Source: IDGuard)
Top Faktoren für den Datenraum (Source: IDGuard)

So gibt es Datenraumlösungen, wie die von iDGARD, welche vor allem auf Nutzerfreundlichkeit und Sicherheit setzen. Ferner gibt es aber auch neue Lösungen, wie die von Architrave, welche sogar Künstliche Intelligenz zum Einsatz bringen, um den Befüllungsprozess zu automatisieren und Fehler zu vermeiden.

Schlussendlich lässt sich sagen, dass es an der Zeit ist sich mit dem Thema Daten, und damit verwandt dem Datenraum, auseinanderzusetzen, um die teilweise fehleranfälligen sowie oftmals antiquierten Geschäftsprozesse in das digitale Zeitalter zu befördern.

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