Digitalisierung und Produktivitätssteigerung im Office – Software & Smart Office Tools

In vorherigen Artikel wie „Change Management im technologischen Wandel – Wenn Arbeitsplätze redundant werden“ oder „Wie wird die Arbeitswelt von morgen aussehen?“ hat sich das Team von Value for Workplaces mit der zukünftigen Arbeitswelt und damit verbundenen Herausforderungen beschäftigt.

In diesem Beitrag wollen wir Ihnen jedoch zeigen, wie Sie im Hier und Jetzt viele Arbeitsprozesse effizienter gestalten könnten. Dabei wollen wir einige Software-as-a-Service (SaaS) Tools vorstellen, welche die Digitalisierung im Office vorantreiben und Ihre Produktivität nachhaltig steigern können.

Dabei haben wir uns nicht nur der Erfahrungen aus unserem Alltag bedient, sondern auch Startups und SMEs über Twitter und Facebook kontaktiert, die ihre Office-Hacks mit uns teilten.

Arbeitsorganisationen | Priorisierung | To Dos

Je größer die Teams und je größer das Unternehmen, desto schwieriger wird die Koordination. Oft weiß eine Hand nicht was die andere gerade macht. Dies kann zu Produktivitätseinbußen, hohen Kosten, Unzufriedenheit und Stagnation führen. Aufgrund dessen ist es wichtig, dass Arbeitsprozesse transparent und effizient koordiniert werden.

Office Alltag (Quelle: Pexels)
Office Alltag (Quelle: Pexels)

Da jedoch das General Management nicht immer in der Lage ist eine optimale Priorisierung gewährleisten zu können, sollte dies demokratisch in den jeweiligen Aufgabenbereichen, unter Einbezug des Managements, geschehen. So erhöhen Sie nicht nur die Mitarbeiterzufriedenheit, sondern fördern einhergehend eine realistische Arbeitsaufteilung und Strukturierung.

Asana Project Dashboard (Quelle: Asana)
Asana Project Dashboard (Quelle: Asana)

Die aufgeführten Lösungen können optimal genutzt werden, um Arbeitsprozesse aufzuteilen, Aufgaben dezidierten Mitarbeiten zuzuordnen und Fortschritte transparent zu messen. Ebenso können einzelne Punkte kommentiert und besprochen werden, sodass ein guter Workflow gewährleistet werden kann.

Koordination – Zeit ist Geld

Bevor Sie in Zukunft eine Rundmail an fünf Personen verschicken, um einen Termin auszumachen, sollten Sie sich vor Augen führen, dass sie dadurch jedes Mal unnötig Zeit verschwenden. Es müssen fast immer mehrere Follow-Ups geschickt werden, um zu einem konsensfähigen Termin zu kommen, bevor dieser von allen Parteien bestätigt wird.

Wieso nicht einfach ein Onlinetool nutzen, welches Ihnen erlaubt alle möglichen Termine einzutragen und der Termin automatisch für das Datum angesetzt wird an dem alle beteiligten Personen ein Häkchen gesetzt haben?

 Open Innovation – Mehr Produktivität & Zufriedenheit

Eine weitere Strategie um Produktivität und Arbeitsklima zu fördern, ist die Nutzung von Open Innovation durch Einbezug von Ideen Ihrer Belegschaft. Bevor Sie jedoch kostspielig eine maßgeschneiderte Lösung für Ihr Unternehmen programmieren lassen, nutzen Sie doch einfach ein kostengünstiges Notizenprogramm.

Arbeitnehmer sollten dazu angehalten werden, auch kompetenzübergreifend, Dinge zu notieren, die aus Ihrer Sicht optimiert werden könnten oder die ihnen einfach einfallen. Setzen Sie Anreize durch Boni oder Aufstiegsmöglichkeiten für besonders innovative Mitarbeiter.

Effiziente Team-Kommunikation

Auch wenn die Email mit über 50% das meist-genutzte Kommunikationstool in deutschen Unternehmen ist, sollte man diesen Status Quo überdenken. Emails entbehren thematischer Strukturierung, da selbst intelligent programmierte Filter Fehler machen und somit wichtige Daten nicht beim gewünschten Rezipienten ankommen könnten. Aus diesem Grund ist das Email Postfach für viele Mitarbeiter ein Garant für textbasierte Informationsüberreizung.

Deshalb bieten sich Kommunikationstools an, in denen ihre Mitarbeiter in Echtzeit miteinander kommunizieren können. Teams, Projekte und relevante Themengruppen innerhalb des Unternehmens können so in eigenen Kanälen untergebracht werden.

Kommunikation wird dadurch deutlich schneller, effizienter, produktiver und transparenter. Dabei ist es unerheblich ob Sie ein Unternehmen mit drei oder 5000 Angestellten führen, da die Software gut skalierbar und strukturierbar ist.

Gesicherte Kollaboration

Mit zunehmender Digitalisierung von Arbeitsabläufen ist eine gute Verschlüsselung unabdingbar. Gerade bei Kollaboration an vertraulichen Dokumenten innerhalb eines Teams sollte man davon absehen diese sensitiven Daten per Email unverschlüsselt zu verschicken oder in eine Dropbox bzw. Google Drive hochzuladen.

Deshalb möchten wir Ihnen zwei Alternativen zur konventionellen Cloudlösung vorstellen, welche eine einfache Handhabung und sichere Datenspeicherung gewährleisten.

 Smart Office Tools

Der Office Alltag lässt sich nicht nur durch Software erleichtern, sondern es existieren auch einige Gegenstände, die die Mitarbeiterproduktivität steigern können.

So wurden bereits intelligente Fensteröffner entwickelt, die unter optimalen klimatischen Bedingungen lüften und automatisiert für ein gutes Raumklima sorgen. Dieses Projekt wurde im Space10 vorgestellt, wo Sie sich auch für ein smartes Eigenheim inspirieren lassen könnten.

Durch gut ausgestattete Arbeitsplätze mit höhenverstellbaren Bildschirmen, Tischen und Stühlen sowie durch gesunde Snacks und Getränke, kann Ihre Belegschaft ebenso gefördert werden. Lesen Sie dazu am besten den Artikel „Top Office-Hacks für Ihren Büroalltag!

“Produktivitätssteigernde Strategien müssen nicht immer technologisch-smart sein, um eine smarte Wirkung zu erzielen.”

Zu guter Letzt möchten wir Ihnen noch eine lustige sowie nützliche Software vorstellen, die mit Sicherheit bei Ihren Mitarbeitern gut ankommen wird. Hivy ist eine kollaborative Einkaufsliste für Ihr Office. Dort können Dinge wie Kaffee, Druckerpapier, Stifte, aber auch eine Oculus Rift oder weitere Gadgets gelistet werden, über die dann abgestimmt werden kann. So wissen Sie immer was wie dringlich benötigt wird und können entsprechend handeln.

Falls Sie andere Tools nutzen oder Ihnen noch weitere Dinge einfallen, dann posten Sie gerne einen Kommentar dazu.

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