Space Management – komplexer als man denkt

Das Management von Büroimmobilien, den Flächen und Mitarbeitern darin, sowie den notwendigen Dienstleistern ist eine komplexe Aufgabe. Seit Konzernlenker die Immobilienkosten nach den Personalkosten als zweitgrößten Kostenblock identifiziert haben, wird diese Aufgabe dringlicher und nimmt im Hinblick auf eine werteorientierte Untenehmensführung an Bedeutung weiter zu (s. Artikel “Immobilienmanagement – endlich im Fokus der C-Suites“).

Zentrale Aufgabe von Immobilienverantwortlichen ist das Flächenmanagement, neudeutsch Space Management genannt. Im Idealfall steht dabei der Mitarbeiter als “Kunde” im Fokus der Betrachtung. Denn dieser schafft die Werte im Unternehmen und sollte vom “Dienstleister” Immobilienmanagement bestmöglich unterstützt werden, damit er seine Arbeit ideal ausüben kann. Aufgaben, die im Tagesgeschäft erledigt bzw. gesteuert werden müssen:

• Arbeitsplätze inkl. IT bereitstellen
• Plandaten erstellen, aktualisieren und verwalten
• Umzüge organisieren und steuern
• Dienstleistungen ausschreiben und vergeben
• Mietflächen beschaffen und Flächenüberhänge abbauen
• Richtlinien/Standards erstellen, durchsetzen und überwachen
• regelmäßiges Reporting

Aufgrund der Querschnittsfunktion im Unternehmen ist das Immobilienmanagement gut vernetzt und arbeitet eng mit anderen Dienstleistungs- und Stabsfunktionen zusammen. Die Verwaltung der daraus resultierenden Datenmengen aus  unterschiedlichen Quellen ist häufig ein Problem. Als Lösung erwarten viele Immobilienverantwortliche von der kostspieligen Einführung eines CAFM Systems (Computer Aided Facility Management), dass sie fast alles kann: Planungen,
Betriebskostenabrechnung, Schlüsselverwaltung, Nutzungsdatenverwaltung und Kostenstellenabrechnung, Vertragsverwaltung, Reporting unternehmerischer Kennzahlen usw.

Die Vorteile von CAFM Systemen liegen in der Vielfalt der integrierbaren Prozesse unter Beibehaltung klar verteilter Verantwortlichkeiten. Dieser Vorteil führt zu einer Komplexität die zugleich den Nachteil dieser Systeme ausmacht.

Trotz hoher Kosten für die Anpassung der Grundmodule scheitert die Einführung von CAFM häufig, weil die Fülle an Möglichkeiten die Beteiligten überfordert. Vor allem bei der unvermeidlichen Kombination von Personaldaten und Belegungsplanung explodiert die Komplexität gerne in Abstimmung mit der Personalabteilung und dem Betriebsrat. Das prinzipiell Machbare führt zu Anforderungen, deren Umsetzung jedenfalls teuer und im schlimmsten Fall so umständlich ist, dass im Tagesgeschäft das Gegenteil der erwarteten Entlastung eintritt.

Ein weiteres Problem in der Einführungsphase ist die frühe Ausrichtung auf eine technische Lösung. Dabei werden Schwachstellen in den bestehenden Prozessen und der Arbeit im Immobilien-Team ignoriert und womöglich auf das CAFM-System übertragen. Dessen Komplexität kann ins Absurde wachsen, wenn Ziele unscharf bleiben oder Prozesse und Arbeitsweise nicht in der Zielrichtung optimiert werden. Eine intensive Analyse- und Beratungsphase sollte einer technischen Lösung immer vorausgehen.

Eine pragmatische aufgabenbasierte IT-Lösung kann die Komplexität eines CAFM-Systems vermeiden, wenn lediglich vorhandene Plandaten und die bestehenden dezentralen Datenquellen vernetzt werden – ohne die Verwaltung in einem geschlossenen [CAFM-] System zu zentralisieren. Durch die Einbindung mobiler Endgeräte ist zudem sichergestellt, dass die Daten unterwegs verfügbar sind, dort bearbeitet werden können und alle auf die aktuelle Version zugreifen. So muss sich niemand mehr über unhandliche Pläne ärgern.

Schließlich ist die schnelle Verfügbarkeit und Aktualität der Daten [Miss-] Erfolgsfaktor für die wichtigsten Management-Reports:

  •  Nutzungsgrad der Immobilien und Flächen
  • Flächenverbrauch einzelner Abteilungen
  • Kapazitätsauslastung und Reserven
  • Arbeitsplatzkosten
  • Laufzeiten und Handlungsfristen aus Verträgen.

Die Komplexität des Space Managements ist unbestritten. Mit pragmatisch, intuitiv bedienbaren und mobilen IT-Tools lässt sich die Bearbeitungszeit optimieren. Diese sind wünschenswerter als zu komplexe CAFM-Syteme und können zu einer Entlastung der Immobilienverantwortlichen beitragen. Denn nur mit der richtigen Strategie, umfassendenDatenbasis und der entsprechenden technischen Unterstützung bleibt dem Immobilienmanagement die Zeit, die es für die Wertschöpfung im Portfolio benötigt.

 

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