Eine aktuelle Studie der AKAD Hochschule in Zusammenarbeit mit der tempus GmbH identifiziert die größten Zeitfresser im Büroalltag. Im Rahmen einer groß angelegten Online-Befragung zur Arbeitseffizienz im Bürokommen kommen die gestiegenen Kommunikationsanforderungen und Ineffizienzen durch häufige Störungen deutlich zum Ausdruck: Lediglich drei Tage pro Arbeitswoche bleiben für produktives Arbeiten übrig.
Effizienz ist eine dringende Notwendigkeit der Zeit. Dies bestätigt ein zentrales Ergebnis der Studie: Durchschnittlich kommen die über 1.500 Befragten auf 16 Prozent Überstunden – bei einer 40 Stundenwoche fast ein ganzer Arbeitstag. Trotzdem haben fünf von sechs das Gefühl, dass sie immer noch nicht genügend arbeiten.
„Eine Ursache liegt im beständig wachsenden Kommunikations- aufwand“, so Prof. Dr. Daniel Markgraf zu den Ergebnissen seiner Arbeitseffizienz-Studie. Ob die Kommunikation mit Kunden, interne Absprachen oder die Überwachung von Aufgaben – aufsummiert verbringen Bürotätige im Durchschnitt einen Tag pro Woche mit der Bearbeitung von E-Mails und einen weiteren in Besprechungen. Jeder Vierte empfindet mehr als die Hälfte der empfangenen Mails als unproduktiv. Dennoch lesen 60 Prozent der Befragten E-Mails auch außerhalb ihrer Arbeitszeit. Hinzu kommen Aktivitäten in Online-Netzwerken und Instant-Messenger-Angeboten. „Facebook und Skype sind“, wie der Professor bemerkt, „auch im beruflichen Umfeld auf dem Vormarsch, dort aber noch nicht etabliert.“
Gleichzeitig werden in Besprechungen vereinbarte To-dos nur zu 60 Prozent umgesetzt. Jürgen Kurz, Geschäftsführer der tempus GmbH, überraschen diese Ergebnisse nicht: „Die Erfahrungen aus meiner Beratungspraxis decken sich mit den ermittelten Zahlen. In Großunternehmen werden laut Aussagen der Mitarbeiter eher nur 30-40 Prozent der in Besprechungen vereinbarten Aufgaben tatsächlich erledigt.“
Aber die Studie zeigt auch, dass ein großes Verbesserungspotenzial in der Büroorganisation steckt. Knapp die Hälfte der Befragten geht davon aus, dass sie allein durch einen aufgeräumten Arbeitsplatz um mehr als 20 Prozent effizienter arbeiten könnten.
Studiendesign
„Arbeitswelten im Wandel. Auswirkungen von etablierten Kommunikationsmittel und sozialen Medien auf die Effizienz modernen Arbeitens“, so der vollständige Titel der Arbeitseffizienz-Studie, die in zwei Teilen als Online-Befragung durchgeführt wurde. Zu Fragen der Arbeitsbelastung durch klassische Herausforderungen der Arbeitsorganisation und der E-Mail-Kommunikation standen 2.068 verwertbare Datensätze zur Verfügung, zum Umgang mit sozialen Netzwerken und Instant-Messenger 1.501, da deren Verbreitung im beruflichen Umfeld noch nicht so hoch ist. Die Befragung wurde im Januar (E-Mails) bzw. März (Neue Medien) 2013 durchgeführt. Befragt wurden Büro-Mitarbeiter und Selbstständige aus allen Branchen und Hierarchieebenen.
Die gesamte Studie der AKAD finden Sie hier